Une fois vos rapports de trajets créés, vous pouvez les retravailler : regrouper des trajets, ajouter des commentaires, indiquer le type de trajet et valider définitivement les données pour votre service comptable.
Dans ce guide
Sélectionner des trajets à modifier
- Allez dans Rapports → Rapports de trajets et ouvrez le rapport concerné.
- Cochez la case en haut de la première colonne pour sélectionner toutes les lignes, ou cochez uniquement les trajets à modifier.
- Choisissez l'action voulue dans le menu déroulant.
Ces modifications nécessitent des droits de gestion sur votre compte utilisateur.
Fusionner des trajets
Utile lorsqu'un trajet a été coupé par des arrêts imprévus (embouteillage, contrôle, pause) alors que la mission reste la même.
- Cochez les trajets à fusionner.
- Choisissez Fusionner les trajets dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Modifier les trajets sélectionnés.
Seuls des trajets consécutifs peuvent être fusionnés.
Utilisez la fusion en dernier recours : les trajets fusionnés ne sont plus visibles individuellement ensuite.
Ajouter des commentaires
Vous pouvez commenter un trajet ou appliquer le même commentaire à plusieurs trajets. Pour des commentaires récurrents (ex. « Livraison client », « Transfert dépôt »), créez une liste déroulante afin de gagner du temps.
- Les commentaires utilisent des champs supplémentaires. Créez-les dans Paramètres → Rapports → Nouveau champ supplémentaire.
- Ajoutez ce champ à votre rapport de trajets.
- Renseignez la valeur directement dans le rapport, ou choisissez-la dans la liste déroulante.
Indiquer le type de trajet (professionnel ou personnel)
- Si tous les trajets du rapport sont du même type, choisissez le type en bas du rapport pour l'appliquer à l'ensemble.
- Vous pouvez aussi définir un type de trajet par défaut pour un véhicule, avec une période de validité, dans Paramètres → Véhicules → [immatriculation du véhicule].
Valider et verrouiller les trajets
La validation fige les données du rapport, par exemple pour votre comptable qui s'en sert pour ses calculs et son archivage.
La validation est la dernière étape. Faites toutes les autres modifications (fusion, commentaires, type de trajet) avant de valider.
Pour valider des trajets, ajoutez d'abord la colonne Confirmation du trajet à votre rapport.
- Allez dans Rapports → Trajets et ouvrez le rapport.
- Cochez la case en haut de la colonne Immatriculation pour sélectionner tous les trajets.
- Choisissez Confirmer et verrouiller les trajets sélectionnés dans le menu déroulant.
- Le statut de tous les trajets passe à Confirmé.
Vous pouvez aussi confirmer les trajets un par un, mais nous recommandons de valider le rapport en entier.
En cas d'erreur, sélectionnez à nouveau les trajets et choisissez Retirer la confirmation des trajets sélectionnés.